申請人或專利權人僅持有一份證明文件原件，而該原件又涉及到多份專利申請或專利時，可以將證明文件原件交至國家知識產權局備案。國家知識產權局對證明文件原件上的印鑒進行審核后，給出證明文件備案編號，并將證明文件原件存檔。申請人或專利權人在辦理相關專利或專利申請的法律手續時，提供證明文件備案編號與提交證明文件原件具有相同的法律效力。
請求辦理所需材料：
?。?）經代理機構或當事人簽章的
《文件備案請求書》 。
?。?）證明文件原件及相應的復印件。證明文件原件應當是由有關主管部門出具的或者是由當事人簽訂的正本，證明文件是外文的應當附具中文譯文。使用證明文件復印件作為正本備案的，應當經過公證或者由出具證明文件的主管部門加蓋公章。使用在外國形成的證明文件復印件作為正本備案的，應當經過公證，必要時應經過公證和認證。
?。?）證明文件涉及到的專利申請號或專利號清單。該清單需由代理機構或當事人簽章予以確認。
?。?）證明文件涉及的專利或專利申請數量達到10件以上時，需要提交電子形式的專利申請號或專利號清單。電子形式的申請號清單可以保存為文本文件（.txt）或者word文件（.doc）。專利申請號應當符合專利局規定格式，申請號之間用半角分號隔開。2003年10月1日之前提交的專利申請，申請號應當是9位數字與字母的組合；2013年10月1日之后提交的專利申請，申請號應當是13位數字與字母的組合。PCT申請的申請號的格式應當符合標準。
需要提交電子形式專利申請號清單的，可以使用存儲媒介將電子形式的申請號清單直接提交至專利局受理服務大廳專利事務服務窗口；也可以發送至電子郵箱：yibu-print@cnipa.gov.cn。發送郵件時，郵件標題應當標明請求人名稱及辦理事項。